Završno izvješće provedenog projekta – kako zatvoriti projekt bez problema.
Sjećate se početka? Faze pripreme projekta, gdje se:
- planiralo,
- razrađivalo,
- dokumentiralo,
- i sve slagalo unaprijed.
E sad radimo isto to ponovno – ali s jednom bitnom razlikom:
sada dokazujemo da je sve provedeno točno onako kako je ugovoreno.
Što je Završno izvješće provedenog projekta
Završno izvješće:
- nije formalnost,
- nije prepričavanje,
- nije “zadnji papir”.
To je:
dokaz da je projekt proveden u skladu s ugovorom i pravilnikom.
U toj fazi ponovno se:
- prikupljaju dokumenti,
- prilažu računi,
- dostavljaju dokazi plaćanja,
potvrđuje da su aktivnosti stvarno provedene.
Što se provjerava
Provjerava se:
- jesu li aktivnosti provedene kako su opisane,
- jesu li troškovi nastali u skladu s pravilima,
- odgovaraju li računi ugovorenom troškovniku,
- jesu li poštovani rokovi i postupci.
Ako se utvrdi da je:
- nešto provedeno drugačije,
- protivno ugovoru,
- ili protivno pravilniku,
slijedi:
korekcija.
Što znači korekcija
Korekcija nije opomena.
Nije “packa”.
Nije upozorenje.
Korekcija znači:
umanjenje iznosa potpore.
Da.
Novac se smanjuje.
I tu dolazimo do važne rečenice: nema oprosta za pogreške.
Kako izbjeći probleme
Najveći broj problema ne nastaje:
- u pisanju projekta,
- nego u provedbi “na brzinu”.
Zato vrijedi jedno pravilo:
prije svake aktivnosti konzultirajte se.
To uključuje:
- naručivanje,
- potpisivanje,
- plaćanje,
- izmjene u provedbi.
Osoba koja stručno vodi administraciju projekta:
- vidi širu sliku,
- zna pravila,
i zna gdje se najčešće griješi.
Ovo nije pretjerivanje
U završnoj fazi – završno izvješće provedenog projekta:
- nema fleksibilnosti,
- nema “nisam znao”,
- nema naknadnog objašnjavanja.
Postoje:
ugovor, pravilnik i dokumenti.
Što zapamtiti
- Završno izvješće provedenog projekta dokazuje provedbu
- Sve se ponovno dokumentira
- Provjerava se usklađenost s ugovorom
- Pogreške znače financijsku korekciju
- Korekcija = manja potpora
- Prije svake aktivnosti – konzultacija
Ovim je projekt formalno zatvoren.
Sljedeća, posljednja točka prirodno dolazi nakon završnog izvješća i isplate potpore i započinje POSTPROVEDBA